Vergleich
App, Tabelle oder Papier?
Eine ehrliche Gegenüberstellung der drei häufigsten Inventar-Methoden. Was kann jede Lösung — und wo liegen die Lücken?
| Funktion | Schließfach Dokumentation | Excel / Tabelle | Papier-Inventar |
|---|---|---|---|
| Mehrere Aufbewahrungsorte parallel | ✓ | mit Aufwand | ✗ |
| Mehrere Fotos pro Objekt | ✓ | eingeschränkt | ✗ |
| Belege als Anhang | ✓ | separater Ordner | separater Ordner |
| Lückenloser Aktivitätsverlauf | ✓ automatisch | manuell pflegen | kaum praktikabel |
| Passwortgeschützte PDF-Berichte | ✓ | extern erstellen | ✗ |
| Face ID / biometrische Sperre | ✓ | ✗ | ✗ |
| Lokale-zuerst-Speicherung | ✓ | oft Cloud | ✓ |
| iCloud-Sync auf Apple-Geräte | ✓ optional | oft Cloud-Pflicht | ✗ |
| Nachweise für Versicherungsfälle | stark | mittel | gering |
| Erbschafts-tauglich (PDF beim Notar) | ✓ | mittel | ✗ |
| Kosten | 2,99 €/Mo · 19,99 €/Jahr | niedrig (Office-Lizenz) | sehr niedrig |
Warum Doku-Aufwand sich lohnt
Die Frage „Excel oder App?" ist oberflächlich. Die echte Frage ist: Wie viel Aufwand investiere ich, damit eine Doku im Ernstfall hält?
Eine Excel-Tabelle ohne Fotos ist im Schadensfall oft schwach, weil wichtige Nachweise fehlen. Papier-Inventare können im Brandfall mit-verbrannt sein. Die App-Lösung kombiniert strukturierte Erfassung, Foto-Doku, Beleg-Anhänge und automatischen Verlauf — und produziert daraus mit einem Tipp einen PDF-Bericht, der sehr helfen kann, Nachweise gegenüber Versicherern oder Schließfach-Anbietern zusammenzustellen. Welche Unterlagen konkret gefordert sind, muss mit dem jeweiligen Anbieter geklärt werden.
Wann eine Tabelle ausreicht
Bei sehr kleinen Inventaren (unter 10 Objekte, niedrige Werte) ist eine Tabelle praktikabel. Sobald Werte über 5.000 € pro Stück liegen oder die Sammlung wächst, lohnt sich der Wechsel zur App.
Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Tabelle nicht?
Für eine grobe Liste schon — aber Excel speichert keine Fotos, keinen Verlauf und keine Belege strukturiert pro Objekt. Im Schadensfall fehlt die Plausibilität, im Erbfall die Übersicht.
Was ist mit Notion oder anderen Notiz-Apps?
Notion ist eine Cloud-Lösung — sensitive Inventar-Daten landen auf US-Servern. Versicherer und Datenschützer sehen das skeptisch. Außerdem fehlt die strukturierte Aktivitäts-Logik.
Kann ich Daten aus einer Excel-Tabelle importieren?
Aktuell nicht direkt. Manuelle Übernahme ist meist sowieso die bessere Wahl, weil dabei Fotos und aktualisierte Werte gleich mit dazukommen.
Werte dokumentiert. Beweise gesichert.
Schließfach Dokumentation kostenlos testen, danach 2,99 €/Monat oder 19,99 €/Jahr. Lokal gespeichert, optional mit iCloud-Sync, ohne Werbe-Tracking.