Erbe vorbereiten: Checkliste für Wertsachen-Dokumentation

Ein gut vorbereitetes Erbe ist eines der größten Geschenke, die Sie Ihrer Familie machen können. Erben suchen sonst Wochen nach Versicherungspolicen, Schließfach-Schlüsseln und unvollendeten Verträgen. Diese Checkliste hilft Ihnen, das zu vermeiden.

Phase 1: Inventur (1–2 Wochenenden)

Schritt 1: Alle Aufbewahrungsorte erfassen

• Bankschließfächer (Bank, Filiale, Fachnummer)
• Heimtresor (Standort, Tresor-Modell, VdS-Klasse)
• Schmuckkasten/Vitrine
• Verstecke (versiegelte Briefe, Schubladen)
• Bei Anwalt/Notar hinterlegte Dokumente
• Externes Lager (Atelier, Container)

Schritt 2: Wertgegenstände pro Standort dokumentieren

Jedes Stück mit:

• Bezeichnung, Marke, Modell
• Wert mit Datum
• Foto (mehrere Perspektiven)
• Beleg/Gutachten als PDF
• Provenienz / Familienzugehörigkeit (Notiz)
• Spezifische Erbverfügung („laut Testament an Tochter Anna”)

Schritt 3: Belege scannen

• Originalrechnungen
• Wertgutachten
• Versicherungspolicen
• Garantiekarten und Zertifikate

Phase 2: Familieninfos festhalten

Schritt 4: Geschichten und Bedeutungen

Wertvoller Schmuck hat oft eine Geschichte, die nur Sie kennen. Diese geht ohne Doku verloren. Nutzen Sie das Notiz-Feld pro Stück:

„Großmutters Verlobungsring von 1948. Geschenk meines Großvaters Albert nach seiner Rückkehr aus dem Krieg. Soll an meine Enkelin Marie weitergegeben werden, wenn sie 21 wird.”

Erben erfahren so nicht nur den Wert, sondern auch die Herkunft.

Schritt 5: Vollmachten und Zugänge

• Vorsorgevollmacht (für medizinische Entscheidungen)
• Generalvollmacht mit Klausel „über den Tod hinaus” (für Bankgeschäfte)
• Bankschließfach-Bevollmächtigung
• Apple-Nachlasskontakt (Einstellungen → Apple ID)
• Passwortmanager-Erbe-Funktion (1Password, Bitwarden bieten das)

Phase 3: Vorsorgemappe erstellen

Schritt 6: Physische Vorsorgemappe

Eine leere Aktenmappe, deutlich beschriftet, an erkennbarer Stelle (z.B. „Im Falle des Falles” auf dem Schreibtisch oder bei vertrauter Person):

• Übersichtsblatt: Wer informiert werden soll, wo welche Unterlagen sind
• Original-Testament oder Hinweis auf notarielles Testament beim Notar
• App-Inventar-PDF (passwortgeschützt)
• Passwort-Hinweis (separater Briefumschlag, anders versiegelt)
• Bankkonten-Übersicht (Bank, IBAN, Online-Banking-Hinweis)
• Versicherungspolicen: Hausrat, Wertsachen, Lebens-, Renten-Versicherungen
• Vorsorgevollmacht in Original
• Patientenverfügung
• Beerdigungswünsche

Schritt 7: Apple-Nachlasskontakt

• Einstellungen → Apple ID → Nachlasskontakt
• Wählen Sie 1–2 Vertrauenspersonen
• Sie erhalten einen Zugangsschlüssel, den Sie ausdrucken und in die Vorsorgemappe legen
• Im Erbfall können Erben damit (zusammen mit Sterbeurkunde) Zugriff auf Ihre iCloud-Daten beantragen — inklusive der App-Doku

Phase 4: Pflege

Schritt 8: Jährliche Aktualisierung

• Termin im Kalender, „Nachlass-Update”, z.B. zum Geburtstag
• Inventar in der App durchgehen, Werte anpassen
• Vorsorgemappe-PDF aktualisieren
• Bei Notar hinterlegte Doku austauschen

Was Erben sofort tun müssen

Wenn Sie das Erbe nun erben statt vorbereiten:

1. Sterbeurkunde beim Standesamt
2. Vorsorgemappe suchen — sie löst die meisten Folgefragen
3. Erbschein beim Nachlassgericht beantragen (oder notarielles Testament eröffnen lassen)
4. Bankkonten und Schließfächer mit Erbschein freischalten lassen
5. Versicherungen informieren (Hausrat, Lebens, Renten)
6. App-Inventar-PDF als Basis für Erbschaftsteuer-Erklärung nutzen
7. Apple-Nachlasskontakt-Anfrage für iCloud-Zugang

Was Sie vermeiden sollten

• Testament im Bankschließfach (Erben kommen erst nach Erbschein dran — Henne-Ei)
• Doku nur auf einem Gerät ohne iCloud-Sync: bei Geräteverlust verloren
• Komplette Geheimhaltung: Erben suchen wochenlang
• Keine Vorsorgemappe: 90 % der Probleme ließen sich vermeiden, wenn Erben einen einzigen Anlaufpunkt hätten

Steuerliche Aspekte

• Erbschaftsteuer-Freibeträge: Ehepartner 500.000 €, Kinder 400.000 €, Enkel 200.000 €, andere 20.000 €
• Schenkung zu Lebzeiten: 10-Jahres-Frist — ein Stück, alle 10 Jahre erneut nutzbar
• App-Doku: hilft Erben, Wertfeststellung effizient zu machen — keine Sachverständigen-Stress nötig

Eine gute Vorbereitung ersetzt nicht den Notar — aber sie macht den Unterschied zwischen einem geordneten Erbe und einem chaotischen.